Semesterendspurt – die übliche Mail-Flut – Bitte um Geduld!

Bitte nicht verzweifeln, wenn Ihre Mails zur Zeit nicht schnell beantwortet werden. In den letzten Semesterwochen häufen sich Veranstaltungen, Gesprächstermine, Prüfungen, Gutachtenwünsche etc. etc., so dass viele Dinge, hinter denen kein unmittelbarer Termindruck steht, erst einmal liegen bleiben müssen. Dies gilt besonders auch für Mails, von denen ich derzeit jeden Tag mehr erhalte, als ich wegarbeiten kann. Ich überfliege aber alle meine Mails – oft mehrmals am Tag – (wenn wir kein Server-Problem haben, was im Augenblick glücklicherweise nicht der Fall ist) und entscheide dann, was umgehend zu beantworten ist und was noch “ein Weilchen” Zeit hat. Falls ich einmal ein wirklich dringliches Problem übersehen bzw. nicht als solches erkennen sollte, bitte ich um Intervention über mein Sekretariat. (Eine zweite Mail hilft in solchen Fällen eher nicht, weil meine Fehleinschätzung der Dringlichkeit wahrscheinlich auch diese betreffen würde.)

Umgekehrt: Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Mailbox genug freien Speicher hat, um meine Mails empfangen zu können. Wenn Sie mir bei Zuschriften eine Telefonnummer mitteilen, habe ich eine zusätzliche Möglichkeit, Sie zu kontaktieren, wenn die Mail-Verbindung zu Ihnen nicht klappt. Eine knackige Überschriftszeile, wenn erforderlich auch mit Dringlichkeits- oder Terminvermerk, zu Ihrem jeweiligen Anliegen erleichtert mir die Orientierung in der Masse meiner Post.

Zuverlässigkeit der Mail-Kommunikation

Betrachten Sie Mails immer mit einem gewissen Misstrauen. Nicht alle Mails kommen zum Empfänger durch, was tausend Gründe habe kann (z.B. übervolle Mailbox des Empfängers, Absturz des Systems – was bei unserer Uni immer wieder mal passiert, mangelnde Verträglichkeit der Mail-Systeme, Aussonderung Ihrer Mail durch den spam-Filter, speziell bei unseriös klingenden Absener-Namen und und und). Bei sehr wichtigen Mails (z.B. Prüfungsthemen betreffend, Absprachen zu Referaten, Entschuldigungen) auf meine Bestätigung warten. Die kommt vielleicht nicht sofort, aber mit einer gewissen Verzögerung garantiert, sofern ich Ihre Mail erhalten habe.

Zur Verzögerung: An manchen Tagen erhalte ich 50 Mails und mehr; wenn ich mal ein paar Tage – z.B. zu einer kleinen Tagung – weg bin (unterwegs lese ich meine Mails in aller Regel nicht!) oder es wegen anderer Verpflichtungen nicht schaffe, die tägliche Post zu sichten, addiert sich das sehr schnell, so dass es dann wieder einige Zeit dauert, den Stau aufzuarbeiten. In den Semesterferien verlängert sich diese Zeit naturgemäß, wenn Urlaubstage anstehen.

Noch eine Erklärung zu meinem Umgang mit Mails: Normalerweise verschaffe ich mir täglich einen Überblick über den Mail-Eingang, um wirklich eilige Sachen zu entdecken und bevorzugt zu beantworten. Weniger Dringliches und mehr Zeit Erforderndes bleibt dann auch einmal ein paar Tage liegen. In solchen Fällen bitte nicht umgehend nervös werden!